S’organiser quand on n’est pas organisé : les trois horloges

Les méthodes d’organisation ne manquent pas : agendas à code couleur, matrices, applis à tiroirs, carnets à puces. Elles ont presque toutes un point commun : il faut être organisé pour s’en servir.

Les trois horloges partent de l’inverse. Pas de système, trois rendez-vous : un avec votre journée, un avec votre semaine, un avec votre mois. Moins d’une demi-heure par semaine en tout. Ce sont les trois échelles de temps de Challenge Us, et elles marchent aussi en dehors de l’app.

D’abord, une bonne nouvelle : tout le monde est nul en organisation

Des psychologues ont demandé à trente-sept étudiants de prédire quand ils finiraient leur mémoire. En moyenne, ils annonçaient 34 jours ; il leur en a fallu 56. Même leur estimation « si tout va de travers » était trop optimiste, et moins d’un tiers ont fini à la date prévue¹. Les chercheurs appellent ça l’erreur de planification : on imagine le déroulé idéal, et on oublie les imprévus, qui arrivent pourtant à chaque fois. Une revue plus large apporte une nuance utile : ce penchant vaut surtout pour les gros chantiers ; les toutes petites tâches, on aurait plutôt tendance à les surestimer².

Le problème n’est donc pas votre caractère. C’est une pente naturelle, et elle se corrige avec deux réflexes : prévoir large, et avoir une version de secours pour les jours où rien ne se passe comme prévu. Sa cause n’est d’ailleurs probablement pas l’optimisme qu’on lui prête, et cela change ce qu’il faut faire : nous le détaillons dans pourquoi tout prend plus de temps que prévu.

Horloge 1 : le jour (une minute)

Le matin, rien de spécial. Votre défi est accroché à un moment qui existe déjà : le premier café, le retour du travail, le coucher. Si ce n’est pas encore le cas, commencez par là : nos six questions pour choisir un défi expliquent comment.

Pendant la journée, noter tout de suite. Chaque série, chaque verre d’eau, chaque page, au moment où c’est fait. Suivre sa progression aide à atteindre ses objectifs, surtout quand on la consigne et qu’on la montre³.

Le soir, une minute de bilan. Deux questions, pas plus :

1. Qu’est-ce que j’ai fait aujourd’hui ? (Regardez votre anneau : il répond pour vous.)
2. Quel est mon premier geste de demain, et à quelle heure ?

La seconde question vaut de l’or. Une tâche pas finie a tendance à tourner dans la tête ; des expériences menées sur des étudiants suggèrent qu’il suffit d’écrire un plan précis pour la finir (quand, où, comment) pour qu’elle cesse de vous encombrer l’esprit⁴. Ces travaux-là n’ont pas été refaits à grande échelle, mais une étude menée sur 103 salariés et plus de mille objectifs de travail retrouve le même geste, et précise ce qui compte dedans : écrire ce qu’on n’a pas fait libère la tête, à condition d’écrire le quand et pas seulement le quoi. Dix secondes à tester, et vous vous couchez avec une décision prise, pas avec une liste de reproches.

La règle des deux minutes, en deux versions. David Allen, l’auteur de Getting Things Done, conseille de faire tout de suite ce qui prend moins de deux minutes, plutôt que de le noter⁵. James Clear, l’auteur d’Atomic Habits, conseille autre chose : réduire une nouvelle habitude à une version de deux minutes, pour qu’elle soit impossible à refuser. Les deux se complètent : la première vide la journée des petites choses, la seconde y fait entrer les nouvelles.

Et pour ce qui ne se fait pas en deux minutes, il reste le plus vieux truc du monde : un minuteur. La méthode la plus célèbre du genre est née d’un minuteur de cuisine en forme de tomate, elle n’a jamais été sérieusement testée, et ce qu’on a mesuré autour d’elle est plus instructif que ce qu’elle promet.

Horloge 2 : la semaine (dix minutes)

Le lundi, on repart. Ce n’est pas qu’une impression : dans une salle de sport universitaire suivie pendant des années, la probabilité de venir augmentait d’un tiers en début de semaine, et les recherches Google du mot « régime » grimpaient elles aussi à chaque nouveau départ. Les chercheurs parlent d’effet nouveau départ⁶. Ce sont des données d’observation, sur près de douze mille abonnés : le calendrier accompagne l’élan, il ne le fabrique pas. Servez-vous-en quand même : le lundi, la semaine d’avant est derrière vous.

Le dimanche soir (ou le lundi matin), dix minutes de revue. Ouvrez le calendrier de votre défi, et répondez à trois questions :

1. Qu’est-ce qui a marché ? (Les jours verts : qu’avaient-ils en commun ?)
2. Qu’est-ce qui a coincé, et pourquoi ? (Le moment choisi ? Le palier ? Un imprévu qui revient chaque semaine ?)
3. Quel seul ajustement pour la semaine qui vient ?

Un seul. Et sans jugement : on regarde les faits, pas sa valeur morale.

Le jeu de la semaine. Dans Challenge Us, les semaines vont du lundi au dimanche, et le duel (ou l’arène, à partir de trois) se joue sur chacune. La couronne se remet en jeu tous les lundis : une semaine ratée n’en gâche jamais une autre.

Horloge 3 : le mois (vingt minutes)

Le 1er, on repart aussi. Dans la même étude, la fréquentation de la salle de sport augmentait aussi en début de mois⁶. Le 1er est un bon jour pour faire le point.

Regardez vos chiffres. Combien de jours tenus ce mois-ci ? Votre série la plus longue ? Les stats de l’app vous le disent en un coup d’œil. Voir le chemin parcouru est, en soi, une récompense : dans des journaux de bord tenus par des centaines de salariés, les meilleures journées étaient avant tout celles où ils avaient le sentiment d’avancer dans un travail qui comptait⁷.

Ajustez le palier. Notre règle maison (une règle pratique, pas une loi scientifique) :

• tenu au moins quatre jours sur cinq : montez d’un cran, si l’envie est là ;
• tenu moins de trois jours sur cinq : descendez d’un cran, ou changez le moment de la journée, sans honte ;
• entre les deux : ne touchez à rien, c’est que ça s’installe.

Choisissez la saison suivante. On continue ? On ajoute une nouvelle habitude (une seule) ? On change de défi parce que l’ennui guette ? Le mois est la bonne échelle pour ces décisions, pas le mardi soir après une mauvaise journée.

Un ancêtre des trois horloges

Au XVIIIe siècle, Benjamin Franklin s’était fixé treize vertus à travailler. Dans un petit carnet, chaque vertu avait sa ligne et chaque jour de la semaine sa colonne ; il y marquait un point noir à chaque faute, et consacrait chaque semaine à une vertu en particulier, pour boucler le cycle quatre fois par an⁸. Un rituel du jour, de la semaine et de la saison, deux siècles et demi avant les applis.

Détail qui console : de son propre aveu, la vertu qui lui a donné le plus de mal était l’ordre. Il s’est même dit « incorrigible » sur ce point, tout en concluant que l’effort l’avait rendu « meilleur et plus heureux » que s’il n’avait rien tenté⁸.

Les trois horloges en un coup d’œil

Horloge	Quand	Combien de temps	Ce qu’on fait
Le jour	Le soir	Une minute	Ce que j’ai fait ; mon premier geste de demain, et son heure
La semaine	Dimanche soir ou lundi matin	Dix minutes	Ce qui a marché, ce qui a coincé, un seul ajustement
Le mois	Le 1er	Vingt minutes	Les chiffres du mois, le palier, la saison suivante

Trois rendez-vous, et la meilleure nouvelle : un rendez-vous raté n’annule pas les suivants. Si l’organisation vous résiste parce que votre attention file, notre guide sur le TDAH et les habitudes propose les mêmes horloges, adaptées.

Sources

1. Buehler, R., Griffin, D. et Ross, M. (1994). Exploring the « planning fallacy »: Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366-381. (37 étudiants ; 33,9 jours annoncés en moyenne contre 55,5 réels. L’article n’est pas en accès libre : nous reprenons ces chiffres, arrondis, de sources secondaires concordantes.) ↩

2. Halkjelsvik, T. et Jørgensen, M. (2012). From origami to software development: A review of studies on judgment-based predictions of performance time. Psychological Bulletin, 138(2), 238-271. ↩

3. Harkin, B. et al. (2016). Does monitoring goal progress promote goal attainment? A meta-analysis of the experimental evidence. Psychological Bulletin, 142(2), 198-229. ↩

4. Masicampo, E. J. et Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667-683. ↩

5. Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Viking. En français : S’organiser pour réussir. Clear, J. (2018). Atomic Habits. Avery. En français : Un rien peut tout changer. Deux livres de méthode, pas des études. ↩

6. Dai, H., Milkman, K. L. et Riis, J. (2014). The fresh start effect: Temporal landmarks motivate aspirational behavior. Management Science, 60(10), 2563-2582. (trois études d’archives ; la salle de sport comptait 11 912 abonnés : +33,4 % en début de semaine, +14,4 % en début de mois.) ↩ ↩²

7. Amabile, T. et Kramer, S. (2011). The Progress Principle: Using Small Wins to Ignite Joy, Engagement, and Creativity at Work. Harvard Business Review Press. Étude scientifique associée : Amabile, T. M., Barsade, S. G., Mueller, J. S. et Staw, B. M. (2005). Affect and creativity at work. Administrative Science Quarterly, 50(3), 367-403. (journaux quotidiens de 222 salariés de sept entreprises ; étude d’observation.) ↩

8. Franklin, B. Autobiographie (écrite de 1771 à 1790), deuxième partie : le petit carnet des treize vertus, « a course compleat in thirteen weeks, and four courses in a year », puis l’aveu « I found myself incorrigible with respect to Order » et la conclusion « a better and a happier man ». ↩ ↩²